البريد يخبرك أن الرسالة أُرسلت، لكنه لا يمنحك صورة واضحة: من المستهدف فعلًا؟ من تأخر؟ هل وصلته النسخة النهائية؟ نظام التعاميم يجعل التعميم سجلًا إداريًا لا رسالة عابرة.
ترسل الإدارة تحديثًا لسياسة داخلية كمرفق بريد، ثم تعيد إرساله بعد تعديل بسيط. بعض الموظفين يفتحون النسخة الأولى، وبعضهم لا يلاحظ الرسالة، ولا توجد قائمة موثوقة توضّح من استلم النسخة النهائية واطّلع عليها. ومع تكرار التذكير تنشأ سلاسل ونسخ متعددة، وبعد أشهر يصبح استرجاع تعميم قديم أو إثبات توزيعه عملًا يدويًا.
ما هو نظام التعاميم الإلكترونية؟
نظام التعاميم الإلكترونية في مستند هو وسيلة مركزية لإنشاء التعاميم والقرارات الداخلية وتوزيعها على الموظفين أو الأقسام ومتابعة حالتها. يبقى نص التعميم ومرفقاته والمستلمون والتعليقات والتذكيرات ضمن سجل واحد بدل تشتيتها بين البريد والمجلدات.
مستند يجعل التعميم سجلًا إداريًا لا رسالة عابرة
أنشئ النص أو أرفق الخطاب
اكتب التعميم داخل النظام أو أضف المستند الرسمي والمرفقات، فيبقى الأصل محفوظًا في مكان واحد وقابلًا للبحث.
اختر المستلمين من الهيكل التنظيمي
حدّد المنشأة كاملة أو إدارة أو قسمًا أو مجموعة موظفين دون إنشاء قوائم بريد منفصلة أو نسيان موظف تابع للوحدة المستهدفة.
تابع حالة المستلمين
تعرض شاشة التعاميم حالة كل مستلم مع قائمة توضّح الموظفين وحالاتهم، فيراجع المرسل النتائج ويدير المتابعة من داخل النظام.
أرسل تذكيرًا دون إعادة التعميم
أرسل تذكيرًا لجميع المتأخرين أو لموظف محدد، فيبقى مرتبطًا بالتعميم نفسه بدل إنشاء رسالة جديدة.
استخدامات عملية
تعميم سياسة أو إجراء داخلي جديد، نشر قرار إداري على إدارة أو فرع، توزيع تعليمات السلامة أو الأمن السيبراني، إرسال نموذج يتطلب مراجعة أو إجراء، وتوثيق تحديث لائحة معتمدة.
من رسالة عابرة إلى إجراء موثّق
يمكن تحديد الإجراء المطلوب من المستلم، مثل المشاهدة أو الإقرار أو التوقيع، مع بقاء الحالة والنتيجة مرتبطة بالتعميم. يعتمد الاستهداف الدقيق على الهيكل التنظيمي، ويمكن ربط التعميم بـالتوقيع الإلكتروني عند طلب إقرار موثّق، أو بـالمشاركة الآمنة عند الحاجة إلى إيصاله لجهة خارجية.
أوقف إعادة إرسال التعاميم واحفظ النسخة الرسمية والمتابعة في مكان واحد.
استكشف التعاميم الإلكترونيةاستكشف التعاميم الإلكترونية في نظام مستند
اطّلع على تفاصيل الميزة على موقع مستند الرسمي.
الأسئلة الشائعة
جرّب نظام مستند على أرض الواقع
طبّق ما قرأته على مستنداتك الفعلية. ابدأ تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمانية، أو احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق مستند.